مترجم‌ها: یاسر کازرونی، مریم معصومی‌راد
دافنه به سمت تابلو رفت و گفت: «ولی ما ستونی به نام «در انتظار عمليات» با تعدادی برگه داریم و تنها مانع انجام اونها هم بچه‌های عملیات هستن. فکر نمی‌کنید حداقل میتونیم با اونها در این رابطه مذاکره کنیم؟»
فرانک به اریک که مرتب به جدول نگاه می‌کرد نگاهی انداخت و گفت: «خب، این کار خیلی بهتر از اینه که یک گوشه بشینیم و دست روی دست بذاریم.»
دافنه که موقعیت را برای دریافت دوباره‌ی دسترسی مدیریتی (Admin) به سرویس‌دهنده‌ها مناسب می‌دید گفت: «برای کمک به اونها شاید بتونیم بعضی از کارهای ساده را خودمون انجام بدهیم.»
سزار هم تأیید کرد: «آره، حداقل ارزش یک بار امتحان کردن رو داره.»
مارکوس گفت: «تیم! کارِتون عالیه. وقتی دردسرها رو تصویرسازی می‌کنید و در مورد اونها اطلاعات جمع می‌کنید، خیلی راحت‌تر ارتباط خودتون رو با ذینفعان و تیم‌های دیگر بفهمید. دردسرها را رو دیگه به صورت غرغر بیان نمی‌کنید بلکه اونها رو با ارائه‌ی آمار و اطلاعات طرح می‌کنید.» اریک به نشانه تأیید و هم‌دردی سرش را تکان داد.
مارکوس ادامه داد: «این اتفاق نمونه‌ی خیلی خوب دیگه‌ای برای نشون دادن اهمیت تصویرسازی. این مشکلات همین الآن هم وجود دارند، فقط شما اونها رو نمی‌بینید. شما به کمک این تصویرسازی ساده، اختصاص یک برگه برای هر قلم کاری و تعیین اینکه هر برگه در چه مرحلهای از گردش کار قرار داره، تونستید مشکل رو در فرایند پیدا کنید.»
یوآخیم رو به مارکوس کرد و لبخندی زد و گفت: «خب. با این وجود، من ترجیح می‌دهم اون رو «فرصت بهبود» بنامم. و البته این کار بزرگی است. تابلو کانبان به شما اجازه می‌ده همه چیز رو ببینید. کارهایی که کُند پیش می‌رند، کارهایی که متوقف شدند، و کارهایی که هنوز شروع نشدند تنها چند نمونه از این اطلاعات هستند. این‌ها نمونه‌هایی از فرصتهای بهبودند که به کمک اونها می‌تونید یاد بگیرید چطوری روش انجام کارهاتون رو بهبود بدید. این فرصتها رو باید بقاپید. مثلاً با عملیات تماس بگیرید و سعی کنید مشکل را حل کنید. شاید اونها اصلاً نمی‌دونند که این موضوع برای شما مشکل‌آفرین شده!» یوآخیم متوجه شد که خیلی ذوق زده شده است و سعی کرد خودش را کنترل کند و خونسرد باشد.
سزار با اینکه از پیشرفتی که تا حالا داشتند خیلی خوشحال بود، اما زیر لب گفت: «مطمئنم که می‌دونند. خب، بعد از اون چه اتفاقی می‌افته؟ منظورم بعد از مرحله‌ی «در انتظار عملیاته»»
آدام گفت: «اگر این مرحله رو رد کنیم، کار اون قلم تموم شده. اون قلم روی سرویس‌دهنده‌های عملیاتی در حال استفاده است. شاید خطاهایی پیدا بشه، اون‌وقت این خطاها در تیکتهای جیرا ثبت می‌شند و حدس میزنم بعد به ستون «آماده‌ی انجام» منتقل می‌شن».
یوآخیم پرسید: «اگر این‌طوریه که شما می‌گید باشه، یعنی این که فرایند شما اینجا تموم می‌شه. پس آخرین ستون را هم اضافه میکنیم و اسم ستون رو هم «انجام شده» (Done) می‌ذاریم. پیشنهاد دیگه‌ای دارید؟»
دافنه پرسید: «چرا باید یک ستون به نام «انجام شده» داشته باشیم؟»
اریک گفت: «چرا نداشته باشیم؟ ما می‌خوایم نشون بدیم که خیلی باحالیم، درسته؟»
مارکوس با اریک موافق بود: «آره، حتماً». کمی مکث کرد و گفت: «این کار، روش خوبیه برای اینکه کارهای تموم شده رو روی تابلو جمع کنیم.»
آدام متوجه منظور او شد و گفت: «درسته. ولی چرا «انجام شده»؟ گفتم که موقع استفاده کاربران از اون قلم، ممکنه خطاهایی رخ بده. نظرتون درباره‌ی نام «عملیاتی شده» چیه؟ فکر کنم این کلمه بیشتر مفهوم رو می‌رسونه.»
بقیه‌ی اعضای تیم هم با ایده‌ی آدام موافقت کردند ولی در آن لحظه، هیچ برگه‌ای برای قرار گرفتن در آن وجود نداشت.
یوآخیم رو به فلیپچارت و فهرست چالش‌ها کرد و پرسید: «به تابلو نگاه کنید، آیا این ستون‌ها تقریباً همان گردش کاریه که کارهاتون رو مرحله به مرحله بر اساس اون انجام می‌دید؟ الآن می‌تونید وضعیت کارها رو دقیق‌تر ببینید یا زمانی‌که در سیستم الکترونیکی حبس شده بود؟»
یوآخیم به برگه‌ای روی فلیپچارت اشاره کرد و گفت: «اولویت‌بندی چه‌طور؟ اون هم یکی از چالش‌های شما بود. الان که کارها به ترتیب اولویت در هر ستون مرتب شده، دیدن اولویتها برای شما راحت‌تر نیست؟»
- ما معمولاً کارها را دیر انجام می‌دهیم
- بیشتر اوقات برآوردها غلط هستند
- تیم در باتلاقی از کارها گیر کرده است
- اولویتها مشخص نیستند
- از هرجایی کار به تیم سپرده می‌شود
- معلوم نیست که کی چه كار می‌کند
|
اعضای تیم برای چند لحظه به تابلو نگاه کردند. فرانک گفت که به نظرش ساده‌تر شده است ولی تا زمانی‌که در عمل از آن استفاده نکنند، نمی‌توانند در موردش مطمئن شوند.
مارکوس گفت: «تا همین‌جا کافیه. فقط دو نکته: اول اینکه این، پایان کار نیست. این بهترین چیزیه که تا الان بهش رسیدیم. این تابلو و چیزهایی که درباره‌‌شون بحث کردیم، احتمالاً بعداً تغییر می‌کنند. همینطور که پیش می‌ریم، باید اونها رو بهبود بدیم.» برای چند ثانیه ساکت شد و سعی کرد جلوی خودش را بگیرد تا درباره‌ی مزایای بازرسی (Inspect)، تطبیق (Adapt) و بهبود مستمر با حرارت صحبت نکند.
«بیایید دوباره در مورد انواع کارهایی که شما به آنها اشاره کردید صحبت کنیم. اجازه بدید ساده‌تر بگویم: چه چیزی روی تابلو و بین ستون‌ها حرکت می‌کنه؟»
گردش کار را روی تابلو نگاشت کنید
- همه‌ی مراحل گردش کار را شناسایی کنید، از زمان ورود کار به تیم تا زمان خروج آن از تیم
- کمال‌گرا نباشید
- بازرسی کنید و تطبیق دهید
- تا زمانی که ارزشی برای مشتری ایجاد نشده باشد، کار تمام نشده است
- با تصویرسازی گردش کار، شما می‌توانید:
- وضعیت کارها را ببینید
- مشکلات بالقوه مانند کارهای انجام‌نشده و انباشته‌شده در یک مرحله را ببینید
|
بخش بعدی
بخش قبلی
