مترجمها: یاسر کازرونی، مریم معصومیراد
دافنه دستهایش را باز کرد و گفت: «ما که گفتیم یه عالمه کار داریم.»
سزار سرش را خاراند و گفت: «میدونستم زیاد کار داریم ولی فکرش رو هم نمیکردم اینقدر زیاد باشه… شما (همتیمیها) زمانهای پر استرس و ناخوشایندی داشتید.»
بث در حالی که داشت برگهها را میشمرد گفت: «ولی تعداد اینها بیشتر از کار «واقعیِ» (Actual) ثبتشده توی جیراست.» اریک برای اولین بار لحن صدایش را تغییر داد و گفت: «این همون چیزیه که ما تمام مدت سعی داشتیم بگیم.»
گروه برای مدتی ساکت شد و به تابلو خیره شد. آنها با تهیهی این برگههای کوچک که هرکدام نشاندهندهی یک قلم کاری بود، کارهای در حال انجام را به صورت فیزیکی نشان داده بودند. یوآخیم و مارکوس در گذشته نیز بارها شاهد چنین نگاههای متعجب و شگفتزدهای در گروههای دیگر بودند.
مارکوس گفت: «آنجا اطلاعاتی وجود دارد که از یک ابزار الکترونیک به نام جیرا یا به قول یوآخیم از «یخچال اطلاعات» (Information Fridge) در آورده شده.» سپس به یوآخیم نگاه کرد و سکوت کرد تا او این استعاره (Metaphor) را توضيح دهد.
یوآخیم متوجهی اشاره او شد و شروع به توضیح دادن کرد: «تصویرسازی روی یک تابلوی بزرگ را «رادیاتور اطلاعات» (Information Radiator) یا انعکاسدهندهی اطلاعات مینامند. اطلاعات تابلو برای افرادی که از جلوی تابلو رد میشوند، روشن و قابلفهم است. من فکر میکنم ابزارهای الکترونیکی گاهی شبیه یخچال میشوند، زیرا برای پیدا کردن چیزی که دنبالش هستید، باید درش را باز کنید و داخلش را بگردید». او خیلی مطمئن نبود کسی به حرفش گوش داده باشد زیرا اعضای تیم به تَل برگههای یادداشت که جلوی یوآخیم بودند زل زده بودند و حواسشان آنجا بود.
مارکوس حرف یوآخیم را قطع کرد و گفت: «بیایید به چالشها برگردیم. در ابتدا ابهام دربارهی کارهای هر یک از افراد و کارهای فعلی کل تیم رو را بررسی کردیم. بهعلاوه، مختصری هم در مورد اولویتبندی صحبت کردیم.»
|
بث نگاهی به اطرافش کرد و يادداشتهایش را برداشت و جلوي تابلو رفت. پس از لحظاتی گفت: «با این کوه یادداشتها چهکار باید کرد؟»
دافنه ادامه داد: «خب! مرتبسازی یادداشتهای روی دیوار توی اینکه بتونیم کار بیشتری رو انجام بدیم و مشتریها را راضی نگه داریم، کمکی به ما نمیکنه! کمکی میکنه؟»
تصویرسازی کارها كارهاي مخفی را آشكار ميکند
به شما كمك ميكند که ببینید:
تصویر کارها اطلاعات را در اختیار افرادي قرار میدهد كه آن را مشاهده ميكنند (رادیاتور اطلاعات) |
نگاشت گردش کار
یوآخیم گفت: «خب! اين برگهها نشون میده که شما کارِ در جریان زیادی دارید. شما میتونید از تصویرسازی کارها استفادهی بیشتری کنید، مثلاً بگذارید همه پیشرفت کارها و اولویتهای اونها رو ببینند. این روش باعث افزایش شفافیت (Transparency) میشه و کمک میکنه تا کارهایی که به شما میرسه رو اولویتبندی کنید.» و درحالیکه به فهرست چالشها اشاره میکرد، گفت: «بیایید سعی کنیم تا گردشِ کار رو روی تابلو بنویسیم و برگهها رو سمت راست تابلو بذاریم.» یوآخیم درِ ماژیک را درآورد و آمادهی کار شد.»
بِث پرسید: «چی رو بنویسیم؟»
یوآخیم گفت: «خب، اقلامی که مربوط به گردش كارِ سیستم شما هستند، از ایده یا درخواست مشتری گرفته، تا ویژگیهای تمامشدهای که انتشار یافتهاند و برای مشتری ارزش ایجاد میکنند، موافقید؟»
«آره… فکر کنم.». همهمهای شد.
یوآخیم پرسید: «کار از کجا شروع میشه؟»
فرانک گفت: « آها…، گفتنش سخته. به این بستگی داره که خط رو از کجا بکشی. وقتیکه ایدهای برای اولین بار مطرح میشه؟ یا وقتیکه تصمیم میگیریم ایده رو عملی کنیم، یا مجوز انجامش رو میگیریم؟ ولی بهنظرم اون چیزی که مشخصه اینه که ما تمام کارها رو تو جیرا، سیستم ردگیری اقلام، ثبت میکنیم.»
«ولی بِث»، سزار صحبت بِث را قطع کرد و گفت: «قبل از اون، من و تو کارهای زیادی انجام میدیم، مگه نه؟»
بِث گفت: «آره، ولی اون کارها ساختیافته نیستند، چون قبل از اینکه تصمیم بگیریم چه کاری رو توی جیرا ثبت کنیم، هی مجبور میشیم عوضش کنیم. یک کار بعضی وقتها یک ایدهی بزرگه و بعضی وقتها هم یک خطای کوچک.»
اعضای تیم توافق کردند که گردشِ کار، از زمانی که کار در جیرا ثبت میشود شروع میشود و زمانی که کار انتشار یافت به پایان میرسد.
دافنه گفت: «نمیفهمم چرا کار رو نباید در تمام مسیرها دنبال کنیم؟»
یوآخیم گفت: «خب! بیایید گامهای گردشِ کار رو بهصورت ستونهایی ترسیم کنیم». سپس شروع کرد به کشیدن ستونها روی تابلو ولی یکدفعه ایستاد و کشیدن ستونها را ادامه نداد. او قبلاً بارها سعی کرده بود برای تیمها این کار انجام بدهد و میدانست که چنین کاری باعث میشود که تابلو به جای تیم، به او تعلق داشته باشد. خوشبختانه این مسأله یک راه حل ساده دارد. یوآخیم ماژیک را به طرف بِث پرتاب کرد و گفت: «بهتره که شما ستونها را بکشید.»
مارکوس توضیح داد: «برای اینکه نشان بدیم هر کاري در چه مرحلهاي قرار داره، برگه رو توی ستون متناظر اون مرحله قرار میدیم.»
بِث گيج شده بود چون يوآخيم هيچ نامي روی ستونها ننوشته بود. بنابراين پرسيد: «این نامها یا مرحلهها چه هستند؟»
یوآخیم با پوزخندی گفت: «خب، اینجا همونجاییِ که شما بچهها وارد عمل میشید. ما که نمیتونیم همه کارها را برای شما انجام بدیم. به کارهایی که توی جیرا هنوز تمام نشدهاند چی میگید؟»
فرانک گفت: «خب!… نمیدونم. انجامنشده؟» صدای قهقهه توی اتاق پیچید.
سزار پیشنهاد کرد: «نظرتون در موردِ صندوق ورودی (Inbox) چیه؟»
اریک گفت: «نمی دونم. این کلمه من رو یاد صندوق پستی و ایمیل میاندازه. منم از ایمیل متنفرم. نمیشه از کلمهی دیگهای استفاده کنیم؟»
دافنه پیشنهاد کرد: ««آمادهی انجام» (To do) چه طوره؟ خیلی ساده است؟»
کسی چیزی نگفت. یوآخیم گفت: «شروع خیلی خوبیه! یادمون باشه که میخواهیم کلمات ساده و آسان باشند. اگر بعداً نیاز شد بتونید تغییرش بدید.»
مارکوس دستش را بالا برد و گفت: «پیشنهاد میکنیم که با ماژیک تابلو را ستونبندی کنیم. این ستونها دائمی نیستند، از نوار و سایر وسایل برای کشیدن سریعتر ستونها استفاده کنید زیرا اگر وقت زیادی برای آن بگذارید ممکنه انگیزهی شما برای تغییر دادنش کم بشه. شما باید همزمان با یادگیری، ستونبندی رو تغییر بدید.»
همزمان با صحبت مارکوس، بِث ستونی در سمت چپ تابلو کشید و عبارت «آمادهی انجام» را بالای آن نوشت.
یوآخیم گفت: «خب، همهی برگههایی که کار روی آنها را هنوز شروع نکردید، توی این ستون بذارید.»
اعضای تیم پای تابلو رفتند و برگهها را جابهجا کردند. بحثها و سوالاتی درمورد معنای واقعی برگهها مطرح شد و خیلی زود سه برگه در ستون «آمادهی انجام» قرار گرفت.
